Được tôn trọng không ở chức danh mà ở phong cách ứng xử

Tại Công ty cổ phần X.T – một doanh nghiệp niêm yết trong lĩnh vực logistics với hơn 2.000 nhân sự, quy tắc chào hỏi không nằm trên bảng nội quy, nhưng lại được duy trì một cách nghiêm túc suốt 15 năm. Từ bảo vệ, nhân viên vận hành cho đến các trưởng bộ phận, việc chủ động chào hỏi khi gặp nhau là điều gần như mặc định. “Chúng tôi không có quy định cứng, nhưng nếu một nhân viên mới đi qua CEO mà không cúi đầu chào, họ sẽ tự thấy mình lạc lõng” – bà Vũ Hồng Nhung, Trưởng phòng hành chính nhân sự chia sẻ.

Văn hóa chào hỏi không chỉ thể hiện phép lịch sự, mà còn là thước đo tinh tế về mức độ kết nối nội bộ. Những công ty có tầng lớp lãnh đạo giữ thái độ hòa nhã, chủ động bắt chuyện với nhân viên cấp dưới thường duy trì được môi trường làm việc “mềm” và giảm được áp lực tổ chức. Ngược lại, trong các tổ chức có văn hóa “trầm mặc”, sự lặng im giữa các cấp có thể là dấu hiệu của ngăn cách và sự căng cứng quyền lực.

Tại một doanh nghiệp sản xuất thép miền Bắc, sau đợt tái cấu trúc nhân sự, ban điều hành mới yêu cầu thực hiện quy định chào hỏi bằng lời và ánh mắt giữa các cấp nhân viên, dù không bắt buộc phải bắt tay hay cúi người. Chỉ sau 6 tháng, tỷ lệ nghỉ việc tự nguyện giảm 18%, trong khi các khảo sát nội bộ cho thấy “cảm giác thân thiện khi bước vào công ty” tăng gần gấp đôi.

Quyền lực mềm trong công sở không nằm ở tiếng quát hay câu mệnh lệnh. Trong các công ty niêm yết, nơi hệ thống chức năng và giám sát đã được chuẩn hóa, thứ còn lại để tạo nên uy tín thực sự lại là phong cách ứng xử. Lãnh đạo càng cấp cao, quyền lực mềm càng có sức ảnh hưởng nếu được vận dụng đúng cách.

Ông Lê Văn Khánh – Tổng giám đốc một công ty trong ngành hóa chất niêm yết trên sàn HOSE chia sẻ: “Tôi chưa bao giờ phải lớn tiếng. Nhưng tôi luôn là người đầu tiên mở cửa phòng họp, là người hỏi thăm tên con của nhân viên lễ tân và là người nói “cảm ơn” với cả tài xế riêng. Những điều đó không làm tôi yếu đi – ngược lại, nó giúp đội ngũ cảm thấy họ có thể nói chuyện thật với tôi”.

Lý giải sâu hơn, ông Khánh cho rằng trong môi trường doanh nghiệp đại chúng, nơi mọi thứ đều bị chi phối bởi kết quả, áp lực và kỳ vọng cổ đông, một nhà lãnh đạo không thể chỉ điều hành bằng bảng KPI. “Quyền lực mềm giúp điều tiết không khí tổ chức – khi ai cũng có thể phản biện mà không sợ bị ‘bỏ vào sổ đen’, khi trưởng phòng dám nhận sai trước nhóm, khi CEO biết lùi một bước để đội ngũ bước lên”, ông nói.

Trên thực tế, nhiều công ty lớn đang đào tạo kỹ năng “thể hiện quyền lực mềm” như một phần trong chương trình phát triển lãnh đạo cấp trung. Tại Công ty chứng khoán T.V, trưởng nhóm mới được yêu cầu học cách điều phối họp mà không áp đặt, đưa ra phản hồi mang tính xây dựng và giữ giọng điệu tích cực khi trao đổi qua email. Kết quả sau 3 quý thí điểm: Các đơn vị có quản lý mới được huấn luyện ghi nhận mức độ hài lòng nhân viên tăng 25%.

Nhiều doanh nghiệp niêm yết hiện nay vẫn lúng túng khi triển khai các khẩu hiệu văn hóa nội bộ. Nhưng thực tế cho thấy, những cử chỉ nhỏ như chào hỏi, hay cách một lãnh đạo “nhường lời”, “biết lắng nghe” lại tạo ra sự ảnh hưởng sâu sắc và lâu dài hơn bất kỳ bảng giá trị treo tường nào.

Văn hóa công sở là thứ không thể ép buộc bằng quy chế – nó hình thành qua sự quan sát và học theo. Và trong một tổ chức lớn, nơi con người vận hành trong hàng trăm va chạm mỗi ngày, việc giữ được một không khí tôn trọng, ứng xử nhã nhặn chính là cách doanh nghiệp khẳng định đẳng cấp vận hành của mình mà không cần phô trương.

Không ít doanh nghiệp lớn tại Việt Nam, sau một thời gian mở rộng nhanh, đã phải quay lại củng cố từ “những điều nhỏ”. Trong đó, điều đầu tiên thường là không khí khi bước vào sảnh: ai cũng chào nhau, dù không cùng phòng ban, không quen biết, nhưng cùng mặc một màu áo – đó chính là quyền lực mềm của tổ chức, bền vững hơn mọi chiến dịch.

Khi tổ chức lớn cần những thứ... rất nhỏ

Trong các doanh nghiệp niêm yết, đặc biệt là các tập đoàn có nhiều tầng lớp quản lý và chi nhánh trải dài nhiều tỉnh thành, việc duy trì một văn hóa giao tiếp chuẩn mực trở nên khó khăn hơn bao giờ hết. Không còn là câu chuyện “chào hay không chào”, mà là câu chuyện về sự đồng nhất văn hóa tổ chức trên quy mô lớn.

Công ty bất động sản H.V – một doanh nghiệp niêm yết từng tổ chức chiến dịch “Nói lời chào, xây niềm tin” như một phần trong chuỗi tái cấu trúc văn hóa nội bộ. Trong vòng 3 tháng, hơn 1.200 nhân viên được đào tạo lại về giao tiếp hành lang, ứng xử thang máy, cách bắt đầu một email, cách chuyển tiếp điện thoại, thậm chí cả cách trả lời “không” với khách hàng nội bộ mà vẫn giữ được sự tôn trọng.

“Chúng tôi nhận ra rằng, khi nhân viên không còn ngại nhìn mặt nhau, không né tránh nói câu ‘xin chào’ vào đầu buổi sáng, thì không khí văn phòng bắt đầu thay đổi”, bà Trần Thanh Thảo – Giám đốc văn hóa doanh nghiệp của H.V nói. “Từ chỗ ít ai bắt chuyện, bây giờ các phòng ban bắt đầu chia sẻ thông tin nhiều hơn, phối hợp chủ động hơn”.

Một khảo sát nội bộ sau chiến dịch cho thấy: 67% nhân viên cảm thấy “an toàn về tâm lý” khi làm việc – một yếu tố quan trọng để hình thành văn hóa phản hồi, sáng tạo và cải tiến trong môi trường công sở. Những “mầm mống tiêu cực” như nói xấu sau lưng, chia bè nhóm cũng giảm đáng kể.

Không dừng lại ở văn hóa ứng xử giữa đồng nghiệp, quyền lực mềm còn thể hiện trong cách lãnh đạo cấp cao tương tác với hệ thống quản trị nội bộ. Trong các doanh nghiệp niêm yết, nơi mỗi quyết định đều ảnh hưởng tới cổ đông, đối tác, thị trường thì sức mạnh lãnh đạo không nằm ở việc ra lệnh mà ở khả năng thuyết phục, truyền cảm hứng và giữ đoàn kết.

Tại Công ty CP Đầu tư và Phát triển C.X – một DN trong lĩnh vực xây dựng và hạ tầng, Chủ tịch HĐQT thường không nói nhiều trong các cuộc họp nhưng mỗi khi ông phát biểu, cả phòng im lặng tuyệt đối. Không phải vì ông “quyền sinh quyền sát”, mà bởi phong cách của ông luôn là: Lắng nghe đủ lâu, chốt đúng trọng tâm và không phán xét sai lầm. “Quyền lực mềm không phải là nhẹ, mà là sâu. Nó không tạo ra sự sợ hãi, mà tạo ra sự đồng thuận”, ông từng nói trong một buổi đào tạo lãnh đạo cấp trung.

Và khi nhân viên cấp dưới học được rằng: Có thể trình bày ý tưởng khác biệt mà không bị gạt đi; có thể chất vấn chính sách mà không sợ trù dập; có thể từ chối một yêu cầu chưa hợp lý thì tổ chức bắt đầu có khả năng tự sửa sai, tự thích nghi, tự lớn lên.

Không ít công ty từng “lớn nhanh” về quy mô, nhưng sụp đổ nội bộ vì rạn nứt văn hóa. Và ngược lại, những doanh nghiệp có thể duy trì một môi trường làm việc trật tự, đồng thuận và mềm mại trong ứng xử lại thường có tỷ lệ giữ chân nhân sự cao, khả năng vượt khủng hoảng tốt và mức độ tin tưởng từ nhà đầu tư cao hơn.

Và trong tất cả những yếu tố vô hình ấy, có lẽ lời chào buổi sáng – nụ cười nhẹ khi gặp nhau là tín hiệu đầu tiên cho thấy: Doanh nghiệp ấy đang vận hành bằng cả lý trí và sự thấu cảm.