10 bí mật chắc chắc giúp bạn cải thiện kỹ năng giao tiếp

Nhiều năm trước, The Conference Board of Canada, một tổ chức nghiên cứu ứng dụng độc lập, phi lợi nhuận, đã phát triển Kỹ năng Làm việc 2000+, liệt kê các kỹ năng quan trọng mà nhân viên cần để thành công tại nơi làm việc. Kỹ năng giao tiếp, đứng đầu danh sách các kỹ năng cơ bản cần thiết để thành công ở nơi làm việc. Một thập kỷ rưỡi sau, với sự gia tăng của mạng xã hội và nhắn tin, giao tiếp ngày càng trở nên bình thường hơn, ngay cả trong những tình huống cần những cách giao tiếp chính thức hơn.

Điều này có nghĩa là những người thuộc thế hệ trẻ có thể không biết hoặc thậm chí không hiểu tầm quan trọng của các kỹ năng giao tiếp hiệu quả tại nơi làm việc. Khi bạn nhìn vào những nhà lãnh đạo vĩ đại nhất, một trong những đặc điểm mà họ sở hữu, là khả năng giao tiếp hiệu quả, nhấn mạnh tầm quan trọng của kỹ năng giao tiếp.

Có những việc cụ thể cần làm có thể cải thiện kỹ năng giao tiếp của bạn:

1. Lắng nghe, lắng nghe và lắng nghe. Mọi người muốn biết rằng họ đang được lắng nghe. Thực sự lắng nghe những gì đối phương đang nói, thay vì xây dựng phản ứng của bạn. Yêu cầu làm rõ để tránh hiểu lầm. Vào thời điểm đó, người đang nói chuyện với bạn phải là người quan trọng nhất trong cuộc đời bạn. Một điểm quan trọng khác là có một cuộc trò chuyện tại một thời điểm. Điều này có nghĩa là nếu bạn đang nói chuyện với ai đó qua điện thoại, đừng trả lời email hoặc gửi văn bản cùng một lúc. Người kia sẽ biết rằng cô ấy không có sự chú ý của bạn.

2. Ai bạn đang nói chuyện ai?: Bạn có thể sử dụng các từ viết tắt và ngôn ngữ thân mật khi giao tiếp với bạn bè, nhưng nếu bạn đang gửi email hoặc nhắn tin cho sếp của mình, “Này”, “ĐLGT” hoặc bất kỳ ngôn ngữ thân mật nào thì không có vị trí trong tin nhắn của bạn. Bạn không thể cho rằng người khác biết nghĩa của từ viết tắt. Một số từ viết tắt có ý nghĩa khác nhau đối với những người khác nhau, bạn có muốn bị hiểu lầm? Những người giao tiếp hiệu quả nhắm mục tiêu thông điệp của họ dựa trên người mà họ đang nói chuyện, vì vậy hãy cố gắng ghi nhớ đối phương khi bạn đang cố gắng truyền tải thông điệp của mình.

3. Ngôn ngữ cơ thể: Điều này rất quan trọng đối với các cuộc họp trực tiếp và hội nghị truyền hình. Đảm bảo rằng bạn có vẻ dễ tiếp cận, vì vậy hãy sử dụng ngôn ngữ cơ thể cởi mở. Điều này có nghĩa là bạn không nên khoanh tay. Và giữ giao tiếp bằng mắt để người đối diện biết rằng bạn đang chú ý.

4. Kiểm tra tin nhắn của bạn trước khi bạn nhấn gửi : Kiểm tra chính tả và ngữ pháp là những biện pháp cứu cánh, nhưng chúng không phải là dễ dàng. Kiểm tra kỹ những gì bạn đã viết, để đảm bảo rằng lời nói của bạn đang truyền đạt thông điệp dự định.

5. Hãy ngắn gọn, nhưng cụ thể : Đối với giao tiếp bằng văn bản và bằng lời nói, hãy thực hành ngắn gọn nhưng đủ cụ thể để bạn cung cấp đủ thông tin để người đối diện hiểu những gì bạn đang cố gắng nói. Và nếu bạn đang trả lời một email, hãy đảm bảo rằng bạn đã đọc toàn bộ email trước khi soạn thảo thư trả lời của mình. Với thực hành đủ, bạn sẽ học được cách không lan man, hoặc đưa ra quá nhiều thông tin.

6. Viết mọi thứ ra giấy : Ghi chú khi bạn đang nói chuyện với người khác hoặc khi bạn đang họp, và đừng dựa vào trí nhớ của bạn. Gửi email tiếp theo để đảm bảo rằng bạn hiểu những gì được nói trong cuộc trò chuyện.

7. Đôi khi bạn nên nhấc máy là tốt hơn : Nếu bạn thấy mình có nhiều điều để nói, thay vì gửi email, hãy gọi điện cho người đó. Email là rất tốt, nhưng đôi khi việc truyền đạt những gì bạn phải nói bằng lời nói sẽ dễ dàng hơn.

8. Suy nghĩ trước khi nói: Luôn dừng lại trước khi nói, không nói điều đầu tiên nghĩ đến. Hãy dành một chút thời gian và chú ý đến những gì bạn nói và cách bạn nói. Một thói quen này sẽ giúp bạn tránh được những lúng túng.

9. Đối xử bình đẳng với tất cả mọi người: Không nói chuyện với bất cứ ai, đối xử với tất cả mọi người với sự tôn trọng. Đối xử với những người khác như bình đẳng của bạn.

10. Duy trì thái độ tích cực và nụ cười: Ngay cả khi bạn đang nói chuyện điện thoại, hãy mỉm cười vì thái độ tích cực của bạn sẽ tỏa sáng và người đối diện sẽ biết điều đó. Khi bạn mỉm cười thường xuyên và thể hiện thái độ tích cực, mọi người sẽ phản hồi tích cực về bạn.

Hoàng Đức

Theo Tạp chí Kinh tế Chứng khoán Việt Nam