FLC Hotels & Resorts - “Cứu cánh” cho các sự kiện MICE, hội họp cuối năm

Những tháng cuối năm là thời điểm vàng để doanh nghiệp tổ chức các sự kiện ra mắt sản phẩm mới, hội thảo hay tiệc tri ân khách hàng, cán bộ nhân viên. Bởi đây là khoảng thời gian doanh nghiệp tiến hành tổng kết các hoạt động kinh doanh của cả năm, cũng như đề ra những dự định, kế hoạch cho năm tiếp theo.

Tuy nhiên, việc này vô hình chung lại đặt áp lực rất lớn lên các bộ phận chịu trách nhiệm bởi đây đều là những sự kiện được mong đợi và kỳ vọng rất cao. Và thách thức đặt ra là làm sao để tổ chức một chương trình thật thú vị, ý nghĩa nhưng vẫn nằm trong ngân sách được duyệt.

Áp lực lớn lên các bộ phận chịu trách nhiệm cho các sự kiện lớn cuối năm của doanh nghiệp. Ảnh: Pexels

Cách giải quyết thông thường - Mải mê trong vòng luẩn quẩn

Các bộ phận chịu trách nhiệm thường dựa vào những phương án tổ chức đã từng thực hiện trong nhiều năm qua và áp dụng chúng như một mô hình định sẵn. Sự thay đổi đôi khi chỉ là ở số lượng khách mời, món ăn hay địa điểm tổ chức. Vậy nên bản kế hoạch sẽ thiếu đi tính sáng tạo và đột phá.

Đó chính là hệ quả từ khối lượng công việc khổng lồ mà họ phải đảm nhiệm từ những chương trình này, đồng thời vẫn phải hoàn thành tốt những nhiệm vụ chuyên môn chính được giao phó. Những sự kiện cuối năm cũng vì thế mà từ niềm mong đợi của người này trở thành nỗi “ám ảnh” của người kia.

Phương án mới - Bí quyết tạo nên sự khác biệt

Hãy cùng chúng tôi khám phá một vài mẹo đơn giản mà vẫn có thể tạo ra một sự kiện cuối năm độc đáo và khác biệt.

Bước 1: Làm rõ yêu cầu từ ban lãnh đạo

Trước hết, bạn nên nắm rõ những kỳ vọng và yêu cầu cụ thể từ Ban lãnh đạo. Điều này bao gồm ngân sách dự kiến, quy mô sự kiện, khách mời, các loại giải thưởng, thời gian và địa điểm tổ chức mong muốn.

Bước 2: Tìm hiểu kỹ lưỡng

Bạn cần tìm hiểu các thông tin từ nhiều nguồn tin cậy, từ bạn bè, đồng nghiệp, từ các sự kiện tương tự đã được tổ chức trong và ngoài nước cũng như không ngừng cập nhật về những xu hướng tổ chức sự kiện mới nhất. Điều này giúp bạn hiểu rõ được các nguồn lực bên trong tổ chức, tiêu chuẩn của một sự kiện MICE (Meeting (gặp gỡ), Incentive (khen thưởng), Conference (hội nghị) và Event (sự kiện)) cũng như có cái nhìn tổng quan về những hạng mục chương trình cần được hoàn thành.

Bước 3: Lên danh sách công việc cần phải làm

Sau khi đã thu thập đủ thông tin, hãy lên danh sách công việc chi tiết cần thực hiện để đảm bảo mọi khía cạnh của sự kiện được theo dõi và thực hiện một cách hiệu quả. Danh sách này cần chỉ ra được những đầu mục công việc, người phụ trách, deadline hoàn thành cũng như ngân sách dự kiến cho từng hạng mục.

Bước 4: Lựa chọn địa điểm phù hợp

Điều quan trọng nhất trong khâu tổ chức chính là chọn lựa địa điểm phù hợp với mục tiêu và thông điệp của sự kiện. Địa điểm tổ chức cũng sẽ là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp tới trải nghiệm của khách mời cũng như thành công của chương trình.

Bước 5: Đề xuất với ban lãnh đạo

Sau khi đã có đầy đủ thông tin, bạn hãy đề xuất kế hoạch tổ chức chi tiết, trình bày ưu, nhược điểm của từng phương án cho Ban lãnh đạo. Điều này không chỉ giúp Ban lãnh đạo dễ dàng đưa ra quyết định mà còn đảm bảo rằng sự kiện sẽ diễn ra một cách suôn sẻ và ấn tượng. Sự kiện thành công chính là thành quả của bạn sau bao ngày dồn hết tâm huyết và nỗ lực thực hiện.

Chúng tôi muốn chia sẻ đến quý độc giả một giải pháp sáng tạo và tiện lợi cho các doanh nghiệp - tìm đến FLC Hotels & Resorts như một lựa chọn hàng đầu cho các sự kiện MICE.

Từ những khu resort ven biển đẹp như tranh vẽ đến toà khách sạn nằm giữa trung tâm thành phố sầm uất, hệ thống khách sạn nghỉ dưỡng FLC có thể đáp ứng bất cứ nhu cầu nào về địa điểm tổ chức cho sự kiện của bạn. Với kinh nghiệm lâu năm trong lĩnh vực MICE, FLC Hotels & Resorts sở hữu đội ngũ nhân viên hỗ trợ chuyên nghiệp, phòng hội nghị chuẩn 5 sao cùng cơ sở vật chất hiện đại hay những không gian tổ chức tiệc ngoài trời tuyệt đẹp.

FLC Hotels & Resorts là một trong những doanh nghiệp dẫn đầu trong lĩnh vực du lịch nghỉ dưỡng MICE. Ảnh: FLC Hotels & Resorts.

Với hệ tiện ích “tất cả trong một”, đặc biệt là hệ thống trung tâm hội nghị chuẩn quốc tế với sức chứa lớn lên tới 1200 khách, FLC Hotels & Resorts là một trong những doanh nghiệp dẫn đầu trong lĩnh vực du lịch nghỉ dưỡng MICE.

Trung tâm Hội nghị FLC sở hữu không gian hội nghị theo tiêu chuẩn quốc tế với các phòng họp và phòng chức năng, tổng sức chứa lên tới hàng nghìn người. Ảnh: FLC Hotels & Resorts.

Tại chuỗi quần thể nghỉ dưỡng FLC, MICE là sự kết hợp của 3 yếu tố: Hội họp - Trải nghiệm - Gắn kết. Được thiết kế dựa trên quá trình nghiên cứu kỹ lưỡng nhu cầu của các đoàn khách tổ chức, doanh nghiệp Việt Nam và nước ngoài, dịch vụ MICE tại FLC Hotels & Resorts cung cấp cho khách hàng dịch vụ trọn gói gồm lưu trú, ẩm thực, tổ chức hội nghị, hội thảo, chương trình tham quan, teambuilding... với nhiều lựa chọn linh hoạt.

Dịch vụ teambuilding trọn gói và chuyên nghiệp bao gồm hệ thống âm thanh ánh sáng, MC/ quản trò, thiết bị và dụng cụ cần thiết cho trò chơi,... Ảnh: FLC Hotels & Resorts.

Các gói MICE đa dạng của FLC sẽ giúp bạn tùy chỉnh sự kiện theo mong muốn, từ việc hỗ trợ lên ý tưởng sự kiện đến cung cấp những lựa chọn phòng tiệc cuối năm ấm cúng bao gồm sân khấu hoành tráng để tổ chức những tiết mục văn nghệ, đảm bảo rằng buổi tiệc không chỉ đáp ứng mọi yêu cầu từ Ban lãnh đạo mà còn để lại ấn tượng khó quên trong lòng những vị khách tham dự.

FLC Hotels & Resorts không chỉ đồng hành cùng doanh nghiệp trong việc tổ chức các sự kiện MICE mà còn giúp “gồng gánh” một phần áp lực và biến chúng thành cơ hội để thúc đẩy sự phát triển và đổi mới. Ảnh: AIA Vietnam.