Hồ sơ điện tử trở thành chuẩn mực mới

UBND TP Hà Nội đang bước vào giai đoạn chuyển đổi mạnh mẽ với mục tiêu xây dựng nền hành chính hiện đại, thân thiện và hiệu quả. Trong chỉ thị mới nhất ngày 29/4/2025, Chủ tịch UBND thành phố Trần Sỹ Thanh đã yêu cầu 100% hồ sơ đầu vào được tiếp nhận dưới dạng số hóa, qua đó hiện thực hóa mục tiêu "không giấy tờ – không tiếp xúc – toàn trình – liền mạch" trong quản lý nhà nước.

Theo chỉ thị của UBND Hà Nội, từ nay, mọi thủ tục hành chính giữa cá nhân, tổ chức với cơ quan công quyền trên địa bàn thành phố sẽ được thực hiện trên môi trường số, ưu tiên dịch vụ công trực tuyến toàn trình. Mọi cơ quan, đơn vị không được yêu cầu người dân nộp lại hồ sơ giấy nếu đã có bản điện tử hợp lệ.

Điểm nhấn đáng chú ý là việc công nhận giá trị pháp lý của hồ sơ điện tử trong toàn bộ quy trình xử lý, giải quyết công việc. Việc vận hành song song hai hệ thống – hồ sơ giấy và hồ sơ điện tử – chính thức bị loại bỏ, hướng đến sự thống nhất trong quy trình xử lý thủ tục.

Cụ thể:

• 100% hồ sơ đầu vào được tiếp nhận dưới dạng số hóa, trừ những trường hợp đặc thù không thể số hóa.
• 100% kết quả giải quyết thủ tục sẽ được trả dưới dạng bản điện tử có ký số, trừ khi pháp luật yêu cầu bản giấy.

Mục tiêu nâng tỷ lệ sử dụng dịch vụ công lên 80%

Thống kê từ Trung tâm Phục vụ hành chính công TP Hà Nội cho biết, trong năm 2024, 30% người dân sử dụng dịch vụ công trực tuyến. Mục tiêu năm 2025 là nâng tỷ lệ này lên 80%. Để đạt được mục tiêu đầy tham vọng này, thành phố triển khai hàng loạt giải pháp đồng bộ như: Cắt giảm thủ tục rườm rà, đơn giản hóa quy trình; Tăng cường truyền thông, hướng dẫn người dân sử dụng dịch vụ công trực tuyến; Mở rộng mô hình đại lý dịch vụ công, hỗ trợ người dân ở những khu vực còn hạn chế tiếp cận công nghệ.

Xây dựng chính quyền số toàn diện

Việc đẩy mạnh số hóa thủ tục hành chính nằm trong chiến lược chuyển đổi số toàn diện của TP Hà Nội. Đây là một trong ba trụ cột của chính quyền điện tử, bên cạnh hạ tầng số và dữ liệu số.

Theo Chỉ số đổi mới sáng tạo địa phương (PII) do Bộ Khoa học và Công nghệ công bố, Hà Nội đang dẫn đầu cả nước về nhiều chỉ tiêu, trong đó có quản trị điện tử. Việc tích cực áp dụng công nghệ thông tin không chỉ giúp giảm thiểu thủ tục phiền hà mà còn nâng cao hiệu quả giám sát, công khai minh bạch quá trình xử lý hồ sơ.

Ngoài ra, việc ký số trong quá trình giải quyết thủ tục cũng giúp đảm bảo tính pháp lý và an toàn thông tin. Hệ thống lưu trữ điện tử đang dần thay thế các kho lưu trữ giấy truyền thống, góp phần tiết kiệm không gian, thời gian và nguồn lực cho cả người dân lẫn cơ quan công quyền.

Các cấp chính quyền phải đồng bộ triển khai

Chủ tịch UBND Hà Nội yêu cầu toàn bộ hệ thống chính quyền thành phố, từ sở, ngành đến quận, huyện, xã, phường phải đồng bộ triển khai. Trong đó:

• Mọi thủ tục nội bộ phải thực hiện trên hệ thống quản lý văn bản điện tử.
• Hồ sơ tiếp nhận và kết quả giải quyết đều phải được kết nối liên thông giữa các cấp.
• Không được chậm trễ trong việc sử dụng bản điện tử chỉ vì thiếu bản giấy.

Thành phố sẽ tiến hành kiểm tra, đánh giá và xử lý nghiêm các đơn vị cố tình không thực hiện đúng chỉ đạo về sử dụng hồ sơ điện tử. Đây được xem là một phần trong nỗ lực cải cách hành chính toàn diện, tiến tới nền hành chính phi giấy tờ.